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Open Space es una modalidad de evento formativo sin agenda que se puede realizar con grupos desde 10 a 2000 participantes y puede tener una duración entre 8 y 72 horas.

En este tipo de eventos no existen formadores, ni paneles de expertos, ni charlas magistrales, pues la intención es que emerja el conocimiento grupal para dar respuestas a un tema en el que todos están interesados.

Los Cuatro Principios

• Cualquier persona que llegue es bien recibida: cuando la reunión comienza, las personas que han venido son las apropiadas por cualquier razón que hayan elegido venir.
• Lo que suceda es lo único que pudo suceder: es mejor no preocuparse por lo que pudo haber sucedido sino centrarse en lo que está ocurriendo ahora.
• Cuando se empieza, se empieza: cualquier hora en que se comience es la hora adecuada, el reloj puede inhibir la creatividad y el aprendizaje.
• Cuando se termina, se termina: el proceso colectivo y la creatividad tiene sus propios ritmos, a veces se usa más tiempo o menos del que se esperaba.

Una Ley

La Ley de los Dos Pies consiste en que cualquier persona tiene la libertad de moverse de un grupo a otro en cualquier momento del evento. Si alguien está en un grupo donde no encuentra la posibilidad de aprender o contribuir con algo, es responsable de usar sus dos pies para moverse a otro grupo donde crea que sí lo puede hacer.

Los facilitadores deben asegurarse de que los asistentes han comprendido las implicaciones de estas sencillas normas y, por tanto, han captado la esencia diferencial de un encuentro tipo Open Space.

Abejas y Mariposas

Además, resulta útil recordar la relevancia de dos tipos de roles que surgen cuando se pone en práctica la Ley de los Dos Pies: la abeja y la mariposa, cuya contribución es crucial para el éxito del evento.

La abeja puede que ya no esté interesada en el tema que estaba tratando, o bien le apetece participar en otra reunión simultánea, o puede que le guste ir de grupo en grupo para aportar y aprender. La abeja mueve el aire de las salas por las que circula y poliniza con sus ideas el trabajo de diferentes grupos. Por eso nos gustan las abejas.

La mariposa no está interesada en participar en ninguna de las reuniones que se están desarrollando en un momento dado, puede que necesite estar sola para descansar, o necesite tomarse algo, o charlar informalmente con otras mariposas que se encuentra de forma casual. Muchas veces las conversaciones con mariposas pueden ser tan enriquecedoras como cualquier sesión programada, por lo que es recomendable realizar resúmenes de estas charlas cuando sea posible y aportarlas a las actas finales. Por todos estos motivos nos gustan las mariposas.

Conclusiones

Cada grupo de trabajo debería elaborar un pequeño resumen de las reflexiones o el debate surgido, para compartirlo con el resto de participantes. La organización se encargará de centralizar los resúmenes en algún soporte al que todos puedan tener acceso. Esta documentación debe estar disponible para los asistentes en el momento de la ronda final.

Dinámica del evento

El Open Space se inicia en la sala más grande de que dispongamos. En una de las paredes de esa sala estará ubicado el cuadrante de horarios y espacios para las reuniones, aún vacío de contenido. La gente debe distribuirse en círculo en torno al cuadrante, si no caben todos los asistentes en un sólo círculo pueden disponerse varios círculos concéntricos, la única condición es que todo el mundo pueda ver claramente el cuadrante.

Después de la bienvenidas explicaremos la dinámica del Open Space para que todos los asistentes comprendan y compartan las normas. Cuando estemos seguros de que se ha entendido las características del evento, se introduce el tema de la jornada para que estemos todos alineados

Lo siguiente es el Mercadillo de Ideas, en el que propondremos construir entre todos el contenido del cuadrante. Habrá rotuladores y post-its e invitaremos a que cualquiera que tenga una propuesta para uno de los tracks se levante, lo “venda” al resto de asistentes (explique qué es exactamente lo que quiere tratar y le ponga un nombre) y lo coloque en el horario y la sala de su preferencia. De esta manera se irá completando todo el cuadrante hasta que no haya más propuestas.

Una vez que no hay más aportaciones los asistentes organizarán las diferentes propuestas. Se podrán descartar algunas de ellas, o se podrán unir varias en el mismo track o bien reformular las que les parezca oportuno. No debermos tardar más de diez minutos.

Con la agenda ya preparada comenzarán de inmediato las distintas sesiones en los tracks asignados. Si una sesión acaba antes no pasa nada, no hay que alargarla hasta la hora acordada. Aplicaremos la regla de los dos pies e iremos a otra sesión o tomaremos un descanso. Lo mismo pasa si la sesión se alarga más de la hora acordada, se puede continuar ya sea en la misma sala o en pasillo si el resto de personas deciden que necesitan el espacio para la siguiente sesión.

Al finalizar las sesiones se realizará el plenario en el mismo lugar en que realizamos el Mercadillo de Ideas. En esta reunión, si alguno tiene interés, se compartirán los resúmenes de los grupos de trabajo, y finalmente se hará una retrospectiva del evento para ayudar a los organizadores y asistentes a mejorar para el próximo evento.

Fuente original y crédito: Manual de instrucciones para un open space de Reelab.