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Tema 31

Procesador de textos Microsoft Word: Elementos básicos, el ayudante, operaciones básicas, formato de carácter, párrafo y página, corrección de un texto, impresión, columnas, tabulaciones, tablas y gráficos.

Introducción

Microsoft Word (MS Word o simplemente Word de aquí en adelante) es un procesador de textos que se incluye en el paquete ofimático Microsoft Office aunque también se puede adquirir por separado.

Editor de textos frente a procesador de textos

Un editor de textos muestra y permite editar todos y cada uno de los caracteres del fichero de texto. Un procesador de textos es una herramienta más avanzada que interpreta ciertos caracteres del fichero como códigos especiales que permiten establecer propiedades del documento (márgenes, tamaño y orientación del papel, autor, etc.) o formatear el contenido (por ejemplo, texto en negritas o cursivas, espaciado entre líneas o párrafos, inclusión de tablas e imágenes, etc.). A diferencia del editor de textos, el procesador de textos no muestra estos caracteres especiales sino el resultado de aplicarlos.

El Bloc de notas y Wordpad

El sistema operativo Windows incluye tanto un editor como un procesador de textos. El editor se llama Bloc de notas y el procesador Wordpad (una especie de Word simplificado).

Archivos de texto plano y archivos binarios

Los editores de texto se usan para editar ficheros de texto plano (sin esos caracteres especiales que entienden los procesadores de texto) mientras que los procesadores de texto trabajan con archivos binarios (los que incluyen esos caracteres especiales) aunque también permiten editar archivos de texto plano. Cuando se abre un archivo binario con un editor de textos como el bloc de notas, aparece información ilegible.

Aunque formalmente, todos los archivos son binarios puesto que están formados por ceros y por unos, es común denominar binarios a aquellos que no son de texto plano.

La extensión del archivo sirve para indicar al sistema operativo con qué aplicación abrir el documento. Así, si se hace doble clic sobre un archivo con la extensión .txt, se abrirá con el bloc de notas o cualquier otro editor que hayamos instalado a posteriori. Los archivos acabados en .doc o .docx se abren con Wordpad excepto si se ha instalado Word, en cuyo caso pasarán a abrirse con este programa.

Versiones de Word y MS Office

Es habitual adquirir Word incluido en un paquete ofimático Office. Todas las versiones de Microsoft Offce incluyen Word (además de otros productos como Excel o PowerPoint) La versión indica lo actualizado que está el producto.

Versiones de Word para PC:

• Versiones sin soporte técnico

  Nombre	Número de versión	Notas
  Word 95	7
  Word 97	8
  Word 2000	9	Incluye el ayudante de Office
  Word 2002	10	Office XP
  Word 2003	11	Última versión con formato propietario de extensión .doc e interfaz basada en menús.
  Word 2007	12	Cinta de opciones. formato Office Open XML. Extensión de archivo .docx
  Word 2010	14	Surge la versión en la nube Office 365. Office 2010 ya no tiene soporte técnico

• Versiones con soporte técnico

  Nombre	Número de versión	Notas
  Word 2013	15
  Word 2016	16
  Word 2019	16	No compatible con Windows anterior a 10

• Los nombres de versión de_Word_ han coincidido con los de Office. Así, Office 2000 contenía a Word 2000 y Office 2007 a Word 2007, por ejemplo. Una excepción a esta regla fue Office XP que contenía a Word 2002.
• Microsoft Office se identifica a partir de 1995 con el año por motivos comerciales. Los productos para Mac OS pese a tener nombres diferentes a los de Windows, comparten número de versión. Por ejemplo, tanto Office 2003 para Windows como Office 2004 para Mac OS X son la versión 11.
• El número de versión 13 no existe.
• Office 2016 y 2019 comparten el número de versión 16.

Se puede saber la versión de Word pulsando en Archivo > Ayuda > (botón) Acerca de Word.

A veces, para un mismo nombre o número de versión existen diferentes "subversiones". El número de compilación identifica cuándo se realizó el paso del código fuente al programa binario que es capaz de ejecutar Windows.

Formato Office Open XML y extensión .docx

A partir de Office 2007 se usa el formato Office Open XML. Las extensiones de los archivos pasan a tener una 'x' al final (.docx en vez de .doc para los documentos de texto).

Microsoft 365 y Microsoft Office 2019

A partir de Office 2010 aparece el servicio de suscripción basado en la nube Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) de pago anual. Microsoft la recomienda frente a las versiones clásicas como Office 2019.

Las ventajas de Microsoft 365 son:

• Se beneficia de las actualizaciones de características mientras que Office 2019 solo de actualizaciones de seguridad y calidad (corrección de errores o mejoras de la estabilidad).
• Dispone siempre de la versión más actualizada. En office 2019 hay que pagar de nuevo si se quiere cambiar a una versión principal más moderna.
• Se puede instalar en cinco dispositivos a diferencia de Office 2019 que solo se puede instalar en un ordenador. También se puede compartir la suscripción con un máximo de cinco personas.
• Añade características avanzadas a las app móviles (teléfono y tablet).
• Dispone de 1TB en OneDrive por usuario (hasta 6 TB porque se puede compartir la suscripción con otras cinco personas).
• Dispone de asistencia técnica.

Actualizaciones y soporte técnico

El soporte técnico para Office 2010 finalizó en 2020 y ya no se ofrecen actualizaciones de seguridad para ese producto. El soporte técnico para Office 2013 finaliza el 11 de abril de 2023.

El soporte técnico para Office 2019 finaliza el 14 de octubre de 2025.

Ediciones de MS Office

Microsoft Office es un paquete de ofimática que incluye otras aplicaciones además de Word.

Aplicación	Descripción
Word	Procesador de textos
Excel	Editor de hojas de cálculo
PowerPoint	Editor de presentaciones
OneNote	Editor de notas de forma libre
Outlook	Gestor de correo electrónico
Publisher	Editor de publicaciones
Access	Gestor de bases de datos
Skype	Gestor de comunicaciones y mensajería instantánea
Project	Gestor de proyectos
Visio	Editor de gráficos vectoriales

La edición de Office se refiere a las funcionalidades que se incluyen dentro de una misma versión. Las ediciones de hogar incluyen Word, Excel y PowerPoint pero no el gestor de base de datos Access que sí se incluye en la edición Profesional.

Office 2007 se lanzó en ocho diferentes ediciones mientras que las últimas, 2013, 2016 y 2019 solo en cinco.

Edición de Office 2016/2019	Licencia	Word	Excel	PowerPoint	OneNote	Outlook	Publisher	Access	Skype for Business Visio y Project
Hogar y Estudiantes	OEM/Retail	Sí	Sí	Sí	Sí	-	-	-	-
Hogar y Empresas	OEM/Retail	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	-	-	-
Estándar	Volumen	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	-	-
Profesional	OEM/Retail	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	-
Profesional Plus	Volumen	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí

En Office 2019 se dispone de dos aplicaciones de OneNote:

• OneNote (anteriormente OneNote 2016, OneNote 2013, etc.). Admite almacenamiento local además de en la nube. Dispone de más características y opciones de personalización.
• OneNote para Windows 10. Viene por defecto en Windows 10 aunque también se puede descargar desde la tienda Microsoft Store. Es una versión más simple, con una cinta de opciones de una sola línea horizontal. Si se dispone de una suscripción a Office 2019 o 365, se muestran características adicionales (como la reproducción de entrada de lápiz, el investigador y el Asistente para matemáticas).

Licencias

La licencia de un software establece las condiciones de distribución y uso del producto. Los tipos principales de licencia de Office son:

• OEM (Original Equipement Manufacturer). Está ya instalado en el equipo cuando se compra.
• Retail. Venta por menor (como el típico producto empaquetado que se puede comprar en tiendas).
• OLP o de Volumen. Para empresas con muchos usuarios. Se paga según el número de licencias.

Asociar una cuenta y activar Office

Asociar una cuenta a Office. Consiste en ligar una cuenta de Microsoft al producto Office que se ha comprado. Solo se tiene que hacer la primera vez que se instala Office, justo antes de introducir la clave de producto.

Activación de Office. Es el proceso mediante el cual Microsoft verifica que el producto Office es original y cumple las condiciones de uso especificada en los Términos de licencia (por ejemplo, que esté instalado en un solo equipo). Generalmente la activación es automática tras aceptar los Términos de licencia. En caso contrario, aparecerá el asistente de activación donde se puede elegir si se quiere activar a través de Internet o por teléfono.

Novedades de las versiones de Word

Novedades de Word 2013

• Nuevo modo de lectura con vista en columnas de fácil lectura donde se han eliminado las herramientas de modificación para minimizar las distracciones.
• Zoom de objetos (tablas, gráficos e imágenes) a pantalla completa mediante doble clic con el ratón o dos pulsaciones con el dedo en el caso de pantallas táctiles.
• Reanuda la lectura en el punto donde se encontraba. Incluso si es desde un ordenador distinto.
• Posibilidad de inserción de imágenes de Internet sin necesidad de guardarlas previamente en el equipo.
• Posibilidad de inserción de vídeos en línea de forma que se puedan reproducir directamente en Word sin salir del documento.
• Contracción/expansión de encabezados mediante un clic en un pequeño icono situado en el margen izquierdo del encabezado. También se pueden insertar resúmenes en los encabezados.
• Herramientas de colaboración simplificadas para trabajar con otros usuarios.
• Posibilidad de guardar y compartir los documentos en la nube (SharePoint o OneDrive) de modo que se puede trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo.
• Nueva vista llamada Revisión sencilla que ofrece una vista simple del documento con indicadores en los lugares que se han realizado cambios (barra vertical en el margen derecho).
• Posibilidad de responder a los comentarios o marcarlos como listos.
• Posibilidad de abrir y editar documentos PDF en Word.
• Vista previa dinámica cuando se cambia el tamaño o la ubicación de gráficos, diagramas y fotografías. Con las nuevas guías de alineación es más fácil alinerlos.

Novedades de Word 2016

• Crear, abrir, editar y guardar documentos directamente en la nube.
• Nueva herramienta de búsqueda denominada ¿Qué desa hacer? (herramienta Tell me en la versión inglesa).
• Opción Enviar como.
• Colaboración en tiempo real con usuarios conectados a Office Online.
• Incorpora Insights que proporciona información contextual desde Internet. Permite obtener definiciones, artículos de Wiki y búsquedas relacionadas con palabras o frases del documento.

Novedades de Word 2019

• Muestra en tiempo real los cambios de otros colaboradores.
• Microsoft Translator (pestaña Revisar de la cinta de opciones) permite traducir palabras o frases.
• Vista de lectura inmersiva (pestaña Vista) con una vista para una mejor experiencia de lectura. Con botones para ajustar rápidamente el ancho de conlumna, color de página, espaciado de texto o lectura en voz alta con Read Aloud.
• Dibujo mediante lápiz digital (pestaña Dibujar).
• Posibilidad de generar una ecuación matemática mediante el lenguaje LaTeX (Insertar > LaTeX).
• Posibilidad de insertar iconos y gráficos SVG (Insertar > Iconos). Se pueden girar, cambiar de color o de tamaño.
• Posibilidad de insertar modelos en 3D (Insertar > Modelos 3D). Se pueden girar, inclinar o cambiar de tamaño.
• Vista de desplazamiento de páginas en horizontal (Vista > En paralelo).
• Vista de miniaturas para ir rápidamente a una página (Vista > Miniaturas). También con Ctrl + rueda del ratón o, en el caso de una pantalla táctil, acercando los dedos.
• Advertencias de errores de accesibilidad (Revisar > Comprobar accesibilidad). Mediante la casilla Mantener la ejecución del comprobador de accesibilidad mientras trabajo se agrega el botón Accesibilidad a la barra de estado que muestra los avisos de problemas de accesibilidad en tiempo real.
• Opción de efectos de sonido para mejorar la accesibilidad (Opciones > Accesibilidad). Las páginas se pueden pasar mediante la rueda del ratón, la barra de desplazamiento horizontal o, en el caso de pantalla táctil, mediante el desplazamiento del dedo.

El modo seguro

El modo seguro (también llamado modo a prueba de fallos) abre Word con las opciones por defecto y sin que cargue ningún complemento. Es útil cuando un documento por algún motivo bloquea la aplicación.

El modo seguro está también disponible para las demás aplicaciones de Microsoft Office.

Para abrir un documento en modo seguro se puede realizar alguna de estas dos acciones:

• Mantener pulsada la tecla CTRL al hacer doble clic sobre el acceso direto de Word.
• Ejecutar (clic con el botón derecho en el botón Inicio de Windows > Ejecutar) el omando winword /safe.

Elementos básicos

Los elementos de la interfaz de Word, de arriba a abajo son:

• Línea superior
  • Barra de herramientas de acceso rápido. Comandos de uso frecuente (guardar, deshacer, rehacer, abrir, impresión rápida, ortagrafía y gramática, etc.). Se puede seleccionar qué botones incluir en esta barra mediante el menú personalizar de esa barra (último botón con icono expandir, en forma de flecha hacia abajo). Técnicamente esta barra pertenece a la cinta de opciones aunque se muestre a la izquierda de la barra de título.
  • Barra de título. Muestra el nombre del documento. En el caso de un documento en blanco muestra "Documento1 - Word".
  • Botones de control de la ventana (minimizar, restaurar/maximizar, cerrar).
• Cinta de opciones.
  • Nombres de las pestañas
  • Barras de herramientas (grupos de comandos)
• Área de trabajo (zona de edición del texto)
  • Barra vertical de desplazamiento. Situada en la parte derecha de la ventana.
• Paneles. Con información o comandos relativos a la edición. Pueden mostrarse a ambos lados del área de trabajo.
• Barra de estado. Muestra información del documento (página actual, número de palabras, errores gramaticales, idioma, vista del documento, nivel de zoom).

La cinta de opciones

Word 2003 fue el último en mostrar una interfaz basada en menús. La barra de menú consistía en una línea horizontal con nombres (Archivo, Edición, Ver, etc.) cada uno de los cuales, al ser pulsados, se desplegaban en una lista vertical de opciones. Por otro lado, las barras de herramientas (estándar, de formato, etc.) consistían en conjuntos de botones o iconos dispuestos horizontalmente que al ser pulsados realizaban una acción.

A partir de la versión 2007 se sustituyó la barra de menús y las barras de herramientas por la cinta de opciones. En la cinta de opciones en vez de la barra de menú existen nombres de pestañas cada una de las cuales contienen barras de herramientas con botones (llamados comandos) agrupados tanto vertical como horizontalmente.

Como existen muchos comandos y no se pueden mostrar todos en la cinta de opciones, muchos grupos tienen un pequeño icono en la parte inferior derecha llamado selector de cuadro de diálogo que abre, como su nombre indica, una ventana donde se pueden configurar más opciones.

La cinta de opciones ha terminado con la duplicidad que existía en las versiones anteriores a 2007 en las que una misma acción se podía obtener mediante las opciones del menú o los botones de las barras de herramientas. Para ello, los nombres de la antigua barra de menús se ha sustituido por los nombres de la pestañas, los submenús por los nombres de los grupos de comandos y las opciones finales del menú por los comandos del grupo de comandos.

Contraer la cinta de opciones

La cinta de opciones se puede minimizar de forma que solo se muestre la línea con los nombres de las pestañas.

Para contraer la cinta de opciones se puede elegir uno de los siguientes métodos:

• Pulsar con el botón derecho del ratón en una zona vacía o en la línea reservada para los nombres de los grupos y elegir Contraer la cinta de opciones.
• Pulsar el control en forma de pequeña flecha en la parte inferior derecha de la barra de opciones.
• Pulsar Ctrl + F1

En Office 2007 se denominaba minimizar en vez de contraer. Carecía del control para minimizar desde la propia cinta de opciones pero permitía hacerlo desde el menú de configuración de la barra de herramientas de acceso rápido.

Pestañas principales

Las pestañas principales son las que siempre están visibles. Las pestañas modales se muestran cuando se selecciona ciertos tipos de objetos.

Pestaña	Grupos
Archivo	(No es una pestaña)
Inicio	Portapapeles Fuente Párrafo Estilos Edición
Insertar	Páginas Tablas Ilustraciones Complementos Multimedia Vínculos Comentarios Encabezado y pie de página Texto Símbolos
Dibujar (no activa por defecto)	Herramientas (Normal) Lápices Conventir
Diseño (Formato en 2016)	Formato del documento Fondo de página
Disposición	Configurar página Párrafo Organizar
Referencias	Tabla de contenido Notas al pie Investigación Citas y bibliografía Títulos Índice Tabla de autoridades
Correspondencia	Crear Iniciar combinación de correspondencia Escribir e insertar campos Vista previa de resultados Finalizar
Revisar	Revisión Voz Accesibilidad Idioma Comentarios Seguimiento Cambios Comparar Proteger Entrada de lápiz
Vista	Vistas Inmersivo Movimiento de página Mostrar Zoom Ventana Macros SharePoint
Programador (no activa por defecto)	Código Complementos Controles Asignación Proteger Plantillas
Ayuda	Ayuda

• La pestaña Dibujar no se encuentra activa por defecto a menos que se trate de un dispositivo habilitado para la función táctil (ordenador con pantalla táctil).
• Tampoco se activa por defecto la pestaña Programador.
• Ambas se pueden agregar a la cinta de opciones marcando la casilla correspondiente en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

Pestañas en la edición de blog

Se puede crear una entrada de blog mediante Archivo > Nuevo y elegir la plantilla Entrada de blog o Archivo > Compartir > Publicar en blog. Cuando se está editando un blog aparecen solo dos pestañas, Entrada de blog e Insertar.

Pestaña	Grupos
Entrada de blog	Blog Portapapeles Texto básico Estilo Revisión
Insertar	Tablas Ilustraciones Complementos Vínculos Texto Símbolos

Aunque tenga el mismo nombre, la pestaña Insertar en entrada de blog es diferente de la pestaña Insertar que aparece normalmente. De hecho, se pueden configurar independientemente.

Las reglas

• Horizontal. Permite establecer los márgenes horizontales, las sangrías y las tabulaciones.
• Vertical. Permite ajustar los márgenes verticales.

La barra de estado

La información de la barra de estado está formada por controles que se pueden pulsar.

Información	Acción al pulsar
número de página	cuadro de diálogo Ir a
Palabras	Contar palabras
Errores de revisión	Menú contextual que permite corregir la palabra
Idioma	Cuadro de diálogo Idioma
Macro	Cuadro de diálogo Grabar macro
Vista de documento	Selecciona la vista de documento (diseño de impresión, pantalla completa, web, esquema y borrador)
Zoom	Nivel de zoom

Operaciones básicas

La operaciones básicas que se pueden realizar sobre un documento (crear, guardar, cerrar e imprimir) se encuentran en la pestaña Archivo (o el botón de Office en el caso de Word 2007).

Las operaciones básicas de edición del texto se encuentran principalmente en las pestañas Inicio (copiar y pegar, formatear el texto, alinearlo, establecer títulos y estilos, etc.) e Insertar (incluir tablas, imágenes y gráficos, encabezado y pie de página, etc.). Las opciones de configuración de la página en la pestaña Diseño (tamaño y orientación del papel, márgenes, marca de agua, etc.).

Operaciones básicas sobre un documento

Crear un documento nuevo

Se crea un documento nuevo con la opción Archivo > Nuevo.

Antes de crearse el nuevo documento aparece una ventana donde se puede elegir crear un documento en blanco (método abreviado Ctrl+U) o a partir de una plantilla (propia o instalada). Una plantilla es un tipo de documento especial, con la extensión .dot o .dotx, que contiene un formato (diseño de página, tipo de letra, márgenes, etc.) predefinido. Nuevo a partir de existente... que copia el contenido de un documento guardado en disco.

No es lo mismo la opción de crear un documento nuevo medianta el menú Archivo > Nuevo que mediante la combinación de teclas Ctrl+U. La última genera directamente un documento en blanco, no dando la posibilidad de elegir la plantilla en la que se quiere que se base el documento.

Cuando se crea un nuevo documento en Word, el nombre predeterminado es Documento1 y se muestra en la barra de título.

Abrir un documento

Se abre un documento existente con la opción Archivo > Abrir o mediante el método abreviado Ctrl+A.

El botón de abrir permite elegir varias opciones como la apertura como solo lectura o la reparación del documento.

Guardar el documento

Se guarda un documento con la opción Archivo > Guardar o mediante el método abreviado Ctrl + G o May + F12.

La primera vez que se guarda un documento aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

Guardar como

En el caso de que queramos guardar el documento con otro nombre o con otro formato, hay que elegir la opción Archivo > Guardar comoo el método abreviado F12.

El cuadro de diálogo Guardar como consta de los siguientes elementos:

• Controles para elegir la carpeta donde se guardará el documento.
• Cuadro de texto Nombre de archivo. La extensión (.docx, por ejemplo) es opcional; si no se indica Word la incluirá automáticamente dependiendo del tipo de archivo elegido.
• Lista desplegable Tipo. Permite elegir el formato del documento. Por defecto es Documento de Word (*.docx).
• Cuadro de texto Autores. Permite indicar las personas que han creado el contenido del documento. Se pueden indicar más de un autor separándolos por punto y coma.
• Cuadro de texto Etiquetas. Permite indicar una o más palabras que sirven para localizar el documento en una búsqueda. Se puede indicar más de una etiqueta separándolas por punto y coma.
• Cuadro de selección Guardar miniatura. Por defecto los iconos de los documentos de Word tienen la misma imagen. Mediante esta casilla la imagen del icono es una miniatura de la primera página del documento permitiendo diferenciar visualmente los iconos de documentos diferentes.
• Lista desplegable Herramientas con las siguientes opciones:
  • Conectar a unidad de red...
  • Opciones al guardar...
  • Opciones generales...
  • Opciones Web...
  • Comprimir imágenes...

Cerrar el documento

Se puede cerrar el documento mediante Archivo > Cerrar o con el métido abreviado Ctrl + R. Si el documento no se ha guardado desde la última vez que se modificó, aparece un cuadro de diálogo que ofrece la posibilidad de guardarlo.

Operaciones básicas de edición

Desplazarse a través del documento

El lugar exacto dentro del documento donde se puede escribir texto o insertar un objeto está marcado mediante el cursor que, en su forma predeterminada, consiste en una pequeña barra vertical que parpadea lentamente.

El cursor se puede cambiar de lugar mediante las teclas de dirección del teclado o haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en el lugar donde se quiere que se desplace el ratón (o una pulsación simple con el dedo en el caso de dispositivos táctiles).

Tecla	Desplazamiento
Tecla desplazamiento horizontal	Un carácter
Tecla desplazamiento vertical	una línea
Ctrl + tecla desplazamiento horizontal	Una palabra
Ctrl + tecla desplazamiento vertical	Un párrafo
Av Pág	Parte inferior del área de edición
Re Pág	Parte superior del área de edición
Ctrl + Av Pág	(inicio de) Página siguiente
Ctrl + Re Pág	(inicio de) Página anterior
Inicio	Principio de la línea
Fin	Final de la línea
Ctrl + Inicio	Principio del documento
Ctrl + Fin	Final del documento
Ctrl + I	Cuadro de diálogo Ir a...

Otra forma de desplazarse rápidamente por un documento de muchas páginas consiste en usar la barra de desplazamiento vertical, en la parte derecha del área de trabajo.

Seleccionar texto y gráficos

Se puede seleccionar el texto haciendo arrastrando el ratón tras hacer clic donde se quiere que comience la selección.

Mediante el teclado se puede usar la tecla May a la vez que se desplaza el cursor mediante alguna de las teclas de desplazamiento. Por ejemplo, con May + Inicio se selecciona desde la posición actual del cursor hasta el principio de la línea y con May + Ctrl + Av Pág se selecciona hasta el inicio de la página siguiente.

Con Ctrl + E se selecciona

• Una regla nemotécnica consiste en pensar que con Ctrl + E se selecciona el documento Entero (entero empieza por e).
• En las distribuciones en inglés el método abreviado es Ctrl + A de All.

Extender una selección

Pulsando F8 se entra en el modo extensión de selección. A partir de ahí se pueden realizar dos acciones:

• Se pulsa en cualquier ubicación del documento y la selección se extenderá hasta allí.

• Su pulsa F8 de nuevo repetidamente. Con ello se amplia la selección a la palabra, frase, párrafo o todo el documento. Para reducir la selección se pulsa May + F8.

Como la primera pulsación de F8 es para entrar en el modo extensión de selección, para seleccionar la palabra hay que pulsar dos veces F8; tres para la frase, cuatro para el párrafo y cinco para el documento.

Para seleccioner un bloque de texto vertical hay que pulsar Ctrl + May + F8

El modo de extensión de la selección se detiene mediante la tecla Esc.

Copiar, cortar y pegar. Arrastrar.

Tras seleccionar el texto se puede copiar, cortar o pegar mediante los métodos abreviados Ctrl + C, Ctrl + X y Ctrl + V, las opciones del menú contextual al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la selección o mediante los comandos correspondientes de la cinta de opciones en (pestaña) Inicio > (grupo) Portapapeles.

Otra forma de cortar el texto seleccionado consiste en arrastrar la selección con el ratón hasta el punto donde se quiere pegar. Si se pulsa Ctrl mientras se arrastra, en vez de cortar se copia lo seleccionado.

Deshacer la edición

Para deshacer o rehacer la acción anterior se pueden usar los métodos abreviados Ctrl + Z y Ctrl + Y, respectivamente. También se puede usar el comando correspondiente en la barra de herramientas de acceso rápido.

Formato del texto

Para poder gestionar adecuadamente el formato del documento, el texto tiene que tener aplicado el estilo correspondiente según su función. Por ejemplo, si se trata de un titular habrá que marcarlo como Título 1, Título 2, etc. según su posición en la jerarquía de titulares. De esta forma, si realiza un cambio sobre el estilo Título 2, se aplicará automáticamente a todos los titulares con ese estilo.

Los estilos se encuentran en Inicio > Estilos.

Los temas

Word incluye conjuntos de estilos predefinidos, llamados temas, que se pueden aplicar muy rápidamente mediante Diseño > Formato del documento.

No hay que confundir tema con plantilla. Las plantillas son documentos previamente creados que además de los estilos incluyen contenido preparado. Por ejemplo, una plantilla para currículum vitae puede contener una imagen situada en la parte superior, texto separado en columnas o espacios para incluir los datos personales.

Formato de carácter (negritas, cursivas, etc,)

Las opciones de formato de carácter se encuentran en Inicio > Fuente.

Se puede acceder al cuadro de diálogo Fuente mediante el método abreviado Ctrl + M.

Consta de los siguientes elementos:

• (Pestaña) Fuente
  • Fuente. Lista con los tipos de fuentes.
  • Estilo de fuente. Normal, cursiva, negrita o negrita cursiva.
  • Tamaño
  • Color de fuente
  • Estilo de subrayado. Solo palabras, simple, doble, punteado, etc.
  • Color de subrayado.
  • Efectos. Tachado, doble tachado, superíndice, subíndice, versalitas, mayúsculas, oculto.
  • Vista previa. Permite ver los cambios sin salir del cuadro de diálogo.
  • (Botón) Establecer como predeterminado. Establece la fuente predeterminada de ese documento o de todos (en ese caso cambia la plantilla Normal.dotm).
  • (Botón) Efectos de texto. Diferentes efectos como sombra o relleno.
  • Botones Aceptar y _Cancelar.
• (Pestaña) Avanzado. Permite establecer la escala en tanto por ciento, el espaciado entre caracteres o la posición vertical, entre otras opciones.

Formato de párrafo (interlineado, espaciado, sangrías, etc.)

Las opciones de formato de párrafo se encuentran en Inicio > Párrafo.

El cuadro de diálogo Párrafoconsta de los siguientes elementos:

• (Pestaña) Sangría y espacio
  • Alineación Izquierda, centrada, derecha o justificada.
  • Nivel de esquema. Es el nivel donde se muestra en la vista Esquema. Puede ser texto independiente o un nivel específico.
  • Sangría izquierda. Espacio a la izquierda del párrafo.
  • Sangría derecha. Espacio a la derecha del párrafo.
  • Especial. Aplica sangría solo a la primera línea, pudiendo ser francesa (el hueco se aplica a todo el párrafo excepto la primera línea).
  • Espaciado anterior. Espacio antes del párrafo.
  • Espaciado posterior. Espacio tras el párrafo.
  • (casilla) No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo
  • Interlineado. Múltiple (en tantos por 1. Por ejemplo, 3 significa 300%), sencillo, 1,5 líneas, doble, mínimo, exactamente.
• (Pestaña) Líneas y saltos de página
  • (casilla) Control de líneas viudas y huérfanas. Una línea viuda es la última línea de un párrafo que ha quedado sola en la página siguiente. Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que ha quedado sola en la página anterior.
  • (casilla) Conservar con el siguiente. Si se seleccionan previamente varios párrafos, esta opción permite que no haya espacio entre los párrafos.
  • (casilla) Conservar líneas juntas. Mantiene todas las líneas de un párrafo en la misma página.
  • (casilla) Salto de página anterior. Establece que el párrafo indicado siempre incluirá detrás un salto de página.
  • (casilla) Suprimir números de línea
  • (casilla) No dividir con guiones
  • Ajuste estrecho del cuadro de texto. Permite que el texto que rodea el cuadro de texto pueda entrar en el interior, ajustándose así más estrechamente al contenido del cuadro de texto.

    Para que estas opciones se apliquen al cuadro de texto éste no debe contener línea ni relleno y el ajuste del texto ha de establecerse en Estrecho.

• Vista previa. Para una previsualización sin salir del cuadro de diálogo.
• (botón) Tabulaciones... Otro acceso directo al cuadro de diálogo Tabulaciones.
• (botón) Establecer como predeterminado.
• Botones Aceptar y Cancelar.

Formato de página (orientación, márgenes, etc.)

Las opciones de configuración de la página se encuentran en (pestaña) Disposición > (grupo) Configurar página.

La pestaña Disposición es nueva en Word 2019. Anteriormente el grupo Configurar página se encontraba en la pestaña Diseño.

Los comandos del grupo son:

• Márgenes. Se puede elegir una configuración preestablecida o personalizar los márgenes, lo que abre el cuadro de diálogo Configurar página.
• Orientación. Vertical u horizontal.
• Tamaño. El tamaño A4 es 21 x 29,7 cm.
• Columnas
• Saltos. De página, columna y sección.
• Números de línea. Indica el número de línea en el margen izquierdo. Se puede elegir continua y numerar todas las líneas del documento o reiniciar a 1 cada vez que comienza una nueva página o cada vez que comienza una nueva sección. También se puede anular la numeración en los párrafos elegidos.
• Guiones. Permite elegir Ninguno, Automático o Manual. Con Manual pregunta si se quiere dividir medianta un guión cada vez que encuentra una posible división. Opciones de guiones... abre un cuadro de diálogo que permite elegir si se dividen las palabras en mayúsculas (por defecto se dividen) o el número de palabras con guiones seguidas (por defecto está sin limitar).

• Para insertar un guión de no separación pulsar las teclas Ctrl + May + guión.
• Para impedir que se separe el texto de un párrafo, expandir el grupo (pestaña) Inicio > (grupo) párrafo. En el cuadro de diálogo que aparece, elegir la pestaña Líneas y saltos de página y marcar la casilla no dividir con guiones.

Corrección de un texto

Revisar ortografía y gramática

El comando Ortografía y gramática se encuentra en (pestaña) Revisar > (grupo) Revisión o mediante el método abreviado F7. Al pulsarlo se abre el panel lateral Revisión donde se puede elegir la palabra de sustitución propuesta para cada palabra que no esté en el diccionario. También se puede elegir si se incluye en el diccionario o se omite una vez o para siempre.

Las opciones de corrección ortográfica y gramatical se encuentran en Archivo > Revisión. Entre otras opciones que permite establecer se encuentra la revisión en tiempo real, mientras se escribe.

Reemplazar

El cuadro de diálogo Reemplazar se abre con el comando Reemplazar que se encuentra (pestaña) Inicio > (grupo) Edición o mediante el método abreviado Ctrl + L.

Entre las opciones de búsqueda se encuentran:

• Buscar. Se puede indicar que busque en todo el documento, solo hacia arriba o solo hacia abajo.
• Coincidir mayúsculas y minúsculas. La búsqueda tiene que coincidir con las mayúsculas y minúsculas especificadas.
• Solo palabras completas. La cadena a buscar es una palabra entera, no parte de una palabra.
• Usar caracteres comodín. ? indica cualquier carácter. * se indica cualquier conjunto de caracteres.
• Suena como
• Todas las formas de palabra
• Prefijo
• Sufijo
• Omitir puntuación
• Omitir espacios en blanco

Impresión

Para imprimir mostrando las opciones de impresión hay que seleccionar Archivo > Imprimir o el método abreviado Ctrl + P. Junto con las opciones se muestra la vista previa de impresión en la que se puede navegar a través de las páginas o cambiar el tamaño de la previsualización.

En Word 2010 se integró la vista previa de impresión en las opciones de impresión. Para obtener una vista previa en Word 2007 había que seleccionar Botón Office > Imprimir > Vista preliminar.

Word dispone también de un método llamado Impresión rápida mediante el que se envía el archivo a la impresora predeterminada de manera directa con las últimas opciones de impresión que se hubieran establecido.

Es habitual colocar el comando de impresión rápida en la barra de herramientas de acceso rápido.

Las opciones que pueden configurarse para imprimir son:

• El número de copias
• La impresora predeterminada

  Windows 10 dispone de Microsoft Print to PDF, impresora virtual que genera un archivo PDF.

• Imprimir todo el documento, algunas páginas o solo lo seleccionado (hay que seleccionar el texto previamente para que esta opción esté disponible).
• Imprimir a una o ambas caras.

  La opción Imprimir manualmente ambas caras imprime una cara primero y luego espera la confirmación de que se ha cargado de nuevo el papel con la cara inversa.

• Si hay que intercalar las copias (en el caso de que se haya elegido más de una copia). Es la opción por defecto. Si no se intercala se imprimen todas las copias de una misma página seguidas.
• Orientación vertical u horizontal.
• Dimensión del papel. El formato DIN A4 tiene las dimensiones 21 cm x 29,7 cm
• Tamaño de los márgenes
• Número de páginas por hoja

El enlace Configurar página al final de las opciones de impresión abre un cuadro de diálo con las pestañas Márgenes, Papel y Diseño desde la que se pueden ajustar algunas más opciones, entre otras:

• Margen de encuadernación. Espacio en centímetros que se añade al margen interno elegido (izquierda o arriba).
• Origen del papel. La impresora puede tener varias bandejas; por ejemplo, una bandeja de alimentación automática y otra de alimentación manual (generalmente llamada multiusos porque se emplea para imprimir sobre y otros tamaños menos comunes o con mayor grosor). Se puede elegir el origen para la primera página y para el resto.
• Empezar una sección en una nueva página, en una página par o impar o sin una nueva página.
• Desactivar las opciones de encabezados pares e impares diferentes o primera página diferente.

Columnas

Para disponer en columnas todo el documento o solo el texto seleccionado, hay que selecciónar el comando Columnas que se encuentra en (pestaña) Disposición > (grupo) Configurar página y elegir el número y el tipo de columnas que se desee.

La pestaña Disposición es nueva en Word 2019. Anteriormente el comando Columnas se encontraba en la pestaña Diseño.

Una vez creadas las columnas, el tamaño se puede ajustar mediante unos "tiradores" en la regla horizontal.

Para mostra las reglas hay que marcar la casilla Reglaque se encuentra en (pestaña) Vista > (grupo) Mostrar.

Tabulaciones

Para establecer un tabulador mediante la cinta de opciones hay que ir la pestaña Inicio y pulsar el selector de diálogo Párrafo. En el cuadro de diálogo que se muestra, hay que pulsar en el botón Tabulaciones... de la pestaña Líneas y saltos de página. Se abre por fin el cuadro de diálogo Tabulaciones. Allí se pueden especificar las tabulaciones del párrafo o párrafos seleccionados previamente:

• Posición de la tabulación en centímetros.
• Alineación: izquierda, centro, derecha, decimal o barra.
• Relleno: ninguno, puntos, guiones, rayas.

Nota. Para visualizar las marcas de tabulación la regla horizontal ha de estar visible. Las reglas se muestran mediante la casilla regla de la pestaña Vista.

Otra forma de establecer las tabulaciones consiste en marcarlas en la regla horizontal. Para establecer una tabulación tras elegirla (el selector se encuentra encima de la regla vertical) hay que hacer clic en la posición de la regla que se desee. Se puede arrastrar con el ratón para situarla en otra ubicaión. Para eliminarla basta con arrastrarla fuera de la regla.

Tablas

Se puede insertar una tabla con el comando tabla que se encuentra en (ficha) Insertar > (grupo) Tablas.

Ese comando abre una ventana con los siguientes elementos:

• Regilla de creación de tabla básica, de hasta 10x8 celdas (10 columnas y 8 filas).
• Insertar tabla... permite crear una tabla más grande o establecer algunas opciones. Abre el cuadro de diálogo Insertar tabla con las siguientes opciones:
  • Número de columnas
  • Número de filas
  • Autoajuste. Permite elegir una de estas tres opciones:
    • Ancho de columna fijo (automático o un número en centímetros)
    • Autoajustar el contenido. Ajusta el ancho de columna automáticamente.
    • Autoajustar a la ventana. Ajusta el ancho de tabla automáticamente.
  • (casilla) Recordar dimensiones para tablas nuevas
• Dibujar tabla
• Convertir texto en tabla. Esta opción está habilitada cuando se selecciona previamente texto con datos tabulares, por ejemplo, separados por una tabulación. Abre un cuadro de diálogo con los siguientes elementos:
  • Número de columnas. Por defecto muestra el número de columnas detectadas.
  • Número de filas. Por defecto muestra el número de filas detectadas.
  • Autoajuste (ancho de columna fijo, Autoajustar al contenido o Autoajustar a la ventana).
  • Separador del texto: Párrafos, Puntos y comas, _Tabulaciones, Otro (permite indicar un carácter tecleándolo).
• Hoja de cálculo de Excel
• Tablas rápidas. Permite elegir una tabla con formato prediseñado.

Cuando se selecciona una tabla aparece el conjunto de pestañas contextuales Herramientas de tabla, formado por las pestañas contextuales Diseño (no confundir con la pestaña principal del mismo nombre) y Presentación.

La pestaña contextual Diseño está formada por los siguientes grupos de comandos:

• Opciones de estilo de tabla. Está formado por las siguientes casillas de verificación que permite cambiar el estilo de algunas filas y columnas.
  • Fila de encabezado. Muestra el formato especial de la primera fila.
  • Fila de totales. Muestra el formato especial de la última fila.
  • Filas con bandas. Diferencia las filas pares con un sombreado.
  • Primera columna. Muestra el formato especial de la primera columna.
  • Última columna. Considera la última columna como totales.
  • Columnas con bandas. Diferencia las columnas pares con un sombreado.
• Estilos de tabla. Forma rápida de aplicar un estilo a la tabla según las opciones elegidas en el grupo de comandos anterior. También incluye el botón Sombreado que permite indicar un color de fondo a las celdas seleccionadas.
• Bordes. Permite especificar los bordes de la tabla pudiendo elegirse bordes distintos para cada uno de los lados de cada celda.

La pestaña contextual Presentación dispone de los siguientes grupos de comandos:

• Tabla.
• Dibujar
• Filas y columnas
• Combinar
• Tamaño de celda
• Alineación
• Datos

Ilustraciones

Gráficos

Se puede insertar un gráfico mediante el comando Gráfico que se encuentra en (pestaña) Insertar > (grupo) Ilustraciones.

Se puede elegir uno de los siguientes tipos y subtipos de gráficos:

• Columna. Presenta normalmente categorías en el eje horizontal y valores en el vertical. Se pueden elegir varios tipos de gráficos de columnas:
  • Columnas agrupadas (2D o 3D)
  • Columnas apiladas (2D o 3D). Sin eje de profundidad. Cuando se desea destacar el total de una serie de datos.
  • Columnas 100% apiladas (2D y 3D). Sin eje de profundidad. Destaca las contribuciones al conjunto donde cada columna representa el 100%.
  • Columnas 3D. Tienen un eje de profundidad. Cuando se desea comparar datos en los ejes horizontal y de profundidad.
• Línea. Los datos tanto de las categorías como de los valores se distribuyen uniformemente a lo largo del eje horizontal y vertical, respectivamente. Son idóneos para mostrar datos continuos en el tiempo, a intervalos regulares.
• Circular y de anillo. Muestran, en forma de sectores de una circunferencia, el tamaño de los elementos de una serie de datos en comparación con la suma de todos los elementos. Se usan cuando hay una única serie de datos con pocas categorías y cuyos valores son todos positivos y casi ninguno cero. Un ejemplo muy común de uso es la representación de los votos obtenidos por los candidatos a una elección. El gráfico de anillos se puede emplear con más de una serie de datos que se representarían en anillos concéntricos.
• Barra. Similar al de columnas pero las categorías se organizan en el eje vertical y los valores en el horizontal.
• Área
• X Y (dispersión)
• Mapa
• Cotizaciones
• Superficie
• Radial
• Rectángulos
• Proyección solar
• Histograma
• Cajas y bigotes
• Cascada
• Embudo
• Cuadro combinado

Cuando se selecciona un gráfico aparece en la cinta de opciones el conjunto de pestañas contextuales Herramientas de gráficos, formado por las pestañas contextuales Diseño (no confundir con la pestaña principal del mismo nombre) y Formato.

Cuando se selecciona un gráfico aparece en su parte superior derecha los siguientes botones:

• Opciones de diseño. Permite especificar el ajuste del gráfico con el texto.
• Elementos de gráfico. Lista de elementos que se pueden mostrar u ocultar (ejes, títulos del eje, título del gráfico, etiquetas de datos, tabla de datos, líneas de cuadrícula y leyenda).
• Estilos de diseño. Permite cambiar el estilo o el color del gráfico.
• Filtros de gráfico. Permite mostrar u ocultar datos en el gráfico.

Imágenes y otras ilustraciones

Al igual que los gráficos, se pueden insertar multitud de otras ilustraciones en Word mediante los comandos que se encuentran en (pestaña) Insertar > (grupo) Ilustraciones. Se pueden insertar los siguientes objetos:

• Imágenes. Inserta una imagen desde disco.
• Imágenes en línea. Inserta una imagen en la Web (buscador Bing o desde OneDrive).
• Formas
• Iconos
• Modelos 3D
• SmartArt
• Gráfico
• Captura

Tipos de imágenes:

• WMF -> Formato vectorial de Windows
• Mapa de bits
  • BMP. Sin compresión.
  • JPEG (Joint Photographic Experts Group). Compresión con pérdida. Sin transparencia. 24 bits o 16 millones de colores.
  • TIFF (Tagged Imagen File Format). Compresión sin pérdidas.
  • GIF (Graphics Interchange Format). Compresión sin pérdida. Con transparencia. Solo 256 colores. Opción de animación.
  • PNG (Portable Network Graphics). Sucesor del Gif. Compresión sin pérdida. Transparencia. No admite animación. PNG-8 solo 256 colores. PNG-24 permite 16 millones de colores.

BMP, JPEG y TIFF suelen usarse para imágenes con muchos tonos (fotografías) mientras que GIF y PNG para imágenes con pocos tonos (ilustraciones, logotipos, etc.).

Comprimir imágenes

Las imágenes en un documento de Word pueden hacer que tenga un tamaño considerable. Una forma de reducir el tamaño consiste en cambiar la resolución de las imágenes o recortar la parte no visible (si es el caso).

Cuando se selecciona una image (por ejemplo, haciendo clic en ella) aparece la pestaña modal Formato. En el grupo Ajustar se encuentra el comando Comprimir imágenes que abre un cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

• Aplicar a. Permite elegir si solo se aplica a las imágenes seleccionadas o a todas las imágenes del documento. En general es más probable que se prefiera la segunda opción. En caso de querer realizarlo solo para varias imágenes, se pueden seleccionar manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en ellas.
• Cambiar resolución.
• Opciones. Permite elegir mediante dos casillas de verificación, si se quiere solo comprimir, eliminar las áreas de la imagen que no se muestran o ambas opciones a la vez.

Métodos abreviados de teclado

Combinación	Comando	Ayuda para memorizar
Ctrl+a	Abrir documento (cuadro de diálogo)	A de Abrir
Ctrl+b	Buscar (cuadro de diálogo)	B de Buscar
Ctrl+c	Copiar	C de Copiar
Ctrl+d	Alineación Derecha	D de Derecha
Ctrl+e	Seleccionar todo	E de Entero
Ctrl+f	Sangría Francesa	F de Francesa
Ctrl+g	Guardar	G de Guardar
Ctrl+h	Sangría	H de Hueco
Ctrl+i	Ir a (cuadro de diálogo)	I de Ir
Ctrl+j	Justificar texto	J de Justificar
Ctrl+k	Cursiva	La C ya se usa para copiar. K suena como la C en Kursiva.
Ctrl+l	ReempLazar (cuadro de diálogo)
Ctrl+m	Fuente (cuadro de diálogo)
Ctrl+n	Negrita	N de Negrita
Ctrl+o	Texto independiente
Ctrl+p	ImPrimir (cuadro de diálogo)	P de Print (en inglés)
Ctrl+q	Alineación izQuierda	Q de izQuierda
Ctrl+r	CeRRaR documento	R de ceRRaR
Ctrl+s	Subrayado	S de Subrayado
Ctrl+t	Centrado	La C ya se usa para copiar. La T es una raya vertical centrada.
Ctrl+u	NUevo documento	La N ya se usa para negrita. U de nUevo.
Ctrl+v	Pegar	La V es como una flecha hacia abajo que indica pegar
Ctrl+w	Quitar sangría
Ctrl+x	Cortar	La X tiene forma de tijeras (cortar)
Ctrl+y	Rehacer
Ctrl+z	Deshacer	En andaluz, deZacer