Tavolo comunicazione di emergenza - Associazione PAsocial: aggiornamento lavori

[favoeva]

nel settembre scorso è nato un tavolo di lavoro su comunicazione d'emergenza nell'ambito dell'associazione #PAsocial (ci avevano invitato come TCI e io avevo partecipato in rappresentanza)
qui trovate il report di quel primo incontro: https://www.pasocial.info/2017/10/04/tavolo-9-gestione-emergenze-ed-eventi-piani-di-comunicazione-in-emergenza/
Orbene, a dicembre si è tenuta la seconda puntata del tavolo di lavoro: per tenervi aggiornati, raccogliere riflessioni e per tenerci pronti semmai ripartisse anche il tavolo socialprociv, condivido qui anche il report del secondo incontro (a questo non ho partecipato).
TAVOLO 9 – Gestione emergenze ed eventi. Piani di comunicazione in emergenza
Coordinato da Alessandra De Savino e Gianluca Garro
Partecipanti:
Silvia Aurino – Comunicazione Consorzio bonifica Renana
Nicoletta Levi – Responsabile Servizio Comunicazione Comune Reggio-Emilia
Giada Stefani – Team AllertaMeteoER Cervelli In Azione
Luca Calzolari – direttore GiornaledellaProtezionecivile.it

Il punto di partenza
Il tema delle emergenze nei media tradizionali è sempre stato trattato, anche per le caratteristiche intrinseche di notiziabilità.
L’esigenza che si riscontra è trovare una forma integrata di comunicazione con i nuovi media per essere in grado di rispondere alle attese dei cittadini. Le persone oggi si aspettano informazioni rapide e risposte tempestive, che seguono le logiche dei canali social. ma le PA spesso sono strutturate in modo inadeguato a gestire queste richieste informative.

Da un punto di vista normativo c’è un vuoto da colmare in materia di comunicazione di emergenza. Nella Legge 225 e successive, l’unica cosa scritta nella legislazione italiana è che l’informazione alla popolazione è responsabilità del Sindaco. In realtà il sistema di protezione civile comunica a diversi livelli (nazionale-regionale-locale) attraverso le varie componenti istituzionali e anche le associazioni legate al mondo del volontariato organizzato. E in questa complessità ogni struttura agisce a livello comunicativo in funzione della propria sensibilità e della preparazione e/o volontà delle singole persone.

Il percorso
Il lavoro dei tavoli di #PASocial sulla comunicazione in emergenza dovrebbe essere periodico e permanente, per fare il punto su dove siamo (attori, fonti, modalità) e dove vogliamo arrivare per sistematizzare questo ambito che risente di una mancanza di pianificazione. Il percorso individuato potrebbe essere prima un confronto tra i tavoli delle associazioni #PASocial regionali per poi organizzare gli Stati generali della comunicazione di emergenza, in cui far confluire tutte gli attori che possono intervenire in questo processo di regolamentazione.

Gli spunti raccolti

1. In emergenza è necessaria una relazione strettissima tra diversi livelli che sono coinvolti nella governance; questo raccordo tra servizio di comunicazione e altri soggetti deve essere pianificato in situazione di normalità e messo, per quanto possibile, a procedura. Gli elementi da prendere in considerazione sono molti, dalla logistica (es. organizzazione sala di crisi) alle modalità di attivazione del personale, dalla fonte delle informazioni agli strumenti di condivisione interna delle stesse, fino alle policy per la comunicazione in uscita e la restituzione in entrata da parte dei cittadini. La comunicazione in emergenza dovrebbe avere uno spazio dedicato nella pianificazione, come allegato al Piano comunale di protezione civile, ma anche come documento autonomo che definisce linee guida e procedure.

2. La gestione dell’emergenza, compresa la comunicazione, richiede il presidio H24 (soprattutto sui social network) e la reperibilità del personale. In ambito di protezione civile la legge garantisce l’attivazione del personale tecnico e di alcune figure istituzionali, ma non norma la funzione degli uffici comunicazione delle PA in emergenza, che devono ricorrere a tutti gli espedienti possibili per garantire la copertura.

3. Non è sempre facile convincere le PA ad investire risorse nella comunicazione sui social network, molto preziosa nell’emergenza perché è lì che molti cittadini cercano le informazioni e vogliono condividere quello che sanno. Quando ci si attrezza per essere presenti sui social, non basta esserci ma bisogna essere competenti e preparati. Non sempre il personale di comunicazione delle PA è pronto per gestire questi strumenti.

4. Il percorso cominciato dal 2013 per la costruzione della rete #SocialProCiv, nata per stabilire uno standard che possa rendere più riconoscibile, chiara, utile e omogenea la comunicazione sui social media in ambito di protezione civile, può essere un’ottima base di partenza per definire policy e linee guida della comunicazione di emergenza nell’ambito di #PASocial.

Gli obiettivi
Lo scambio tra i partecipanti al tavolo “Gestione emergenza ed eventi. Piani di comunicazione in emergenza” ha fatto emergere criticità e potenzialità dell’attuale assetto (dove siamo) e ha permesso di individuare alcune priorità su cui lavorare nell’immediato futuro (dove vogliamo arrivare):

1- pianificazione comunicazione emergenza
2- reperibilità del personale che fa comunicazione
3- formazione comunicatori in maniera sistematica
4 – intersezione e coordinamento tra #socialProCiv e #PASocial