正式信件通常要有以下格式要点：
- 标题
- 称呼
- 问候语
- 主体文
- 结束语
- 祝词
- 落款
- 联系方式
标题十分关键，一般来说应用精炼简短的句子说明身份、来意，例如《学号姓名申请补交作业》，《学校姓名自荐信【排名 a/b 一篇CCF-A发表】》等。个人陈述等有固定体裁的信件不必写标题。
称呼一般应使用敬语+尊称，如“尊敬的刘教授”，“尊敬的王院长”，“尊敬的xxx大学招生委员会评审老师”等，后通常接冒号换行。
问候语通常用“您好！感谢您百忙之中阅读此信”而后迅速说明核心来意，如“我了解到您在xx领域的杰出成就，非常希望能在您的课题组攻读博士研究生学位"。
主体文部分应简练、切题。如申请信，主要讲申请事由，逻辑清晰，通情达理的表述理由即可。自荐信，应分要点，标粗核心优势，展示自己成果时务必简练简练，不要写的太长，不超过800字为宜。删除一切非核心的要点，不要罗列，要让对方扫一眼就看到你最闪光的部分。个人陈述同理，可分段、分章节。
结束语，应重申来意，表明期望，如“非常希望您能同意我的申请”，“非常期待您的回信”，“非常期待能通过贵校评审”等。最后致以祝福。
祝词，祝词是信件结尾的额外祝福，一般可以使用顺颂系列祝福语，如“顺颂时祺”。也可加入功能性祝词，如“敬候赐复，顺颂时祺”（恭敬地等待您的回复），“专此敬复，顺颂时祺”（专门恭敬地回复您）等等。
落款一般应写单位+姓名，学生可写“某某学校，某某学院\n某某”，落款应右对齐。联系方式应写手机号、微信/QQ号，也可重新写一遍邮箱。
正式信件主要的目的是彬彬有礼，得体大方的表达自己的意愿，适合正式场合或给不熟悉的老师写信以及回信。