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메일링 규칙

우리가 그룹스를 통해 약속해둔 기본적인 규칙을 모두 익혔어요, 고생했습니다!

본격적으로 메일을 통해 파이콘 한국의 업무를 진행하기 위해서는 이 세 번째의 가이드를 봐주시기를 바랍니다. 이 규칙은, 내가 아닌 누군가가 나의 업무를 맡아서 하더라도 당장에 진행할 수 있도록, 작년의 내가 한 업무에 대해 내년의 멤버가 보더라도 부족함이 없도록, 외부와의 커뮤니케이션이 보다 수월하도록 세워졌습니다. 규칙에 대한 의견과 새로운 룰 추가/수정 역시 언제나 환영합니다.

1. 메일의 보내는 사람 은 그룹 메일로 해요

   분명 그 메일은 담당자 A가 보내는 것이 맞습니다. 그렇지만 보내는 사람 란은 되도록 "[email protected]" 이 아닌 "[email protected]"과 같은 그룹 메일로 보내주시기를 바랍니다. 이러한 규칙은 추후 담당자가 변경되었을때 변경된 담당자가 메일 쓰레드를 파악하기에 훨씬 수월해지고, 외부 담당자와의 커뮤니케이션도 혼란스럽지 않습니다.

   우리 내부에서는 업무 하나에 담당자를 셋을 배정하여 잘 처리했다고 하더라도, 외부 담당자의 입장에서는 A->C->B->A 등으로 바뀌는 발신인이 혼란스러울 수 있어요.

2. 메일 답장은 가급적 Gmail 을 이용해주세요

   그룹스를 통해 답장을 보낼 경우, 받는 사람 란에 실제 받는 사람이 아닌 메일링 주소가 붙게 되어 자연스럽지 않아요. 따라서 gmail 을 통해

   • From : 그룹메일
   • To : 받는 사람
   • CC : 그룹메일

   위와 같은 형태로 보내주시기를 바랍니다. 그러나 그룹스를 통한 메일 답장도 금지된 것은 아닙니다. 그룹스를 통해 보내는 것이 중복을 방지하기에는 좋습니다.

3. 메일 답장은 전체 답장 을 필수로 해요

   특히 외부 업체와의 메일링은 외부 업체 역시 담당자가 한 명이 아닐 수 있기 때문에, 보낸 사람과 함께 참조가 여럿 걸린 메일이 많습니다. 이 때 답장 으로 메일을 보내면 걸려있던 참조가 풀려버리게 되고, 그들은 추후 진행되는 업무에 대한 파악이 어려울 수 있어요. 걸려있던 참조를 유지해주는 전체 답장 기능을 언제나 기본으로 써주세요.

4. 다수의 수신인에게는 숨은 참조 를 이용해 보낼 수 있어요

   그 해의 스폰서에게 보내는 안내 메일, 선정된 자원봉사자들에게 보내는 안내 메일.

   이 메일의 공통점은 무엇일까요?

   받는 이들에게 수신인 전체의 메일을 공개할 필요가 없다는 점입니다. 대체로 단체에게 보내는 메일은 모두 이 경우에 포함됩니다. 숨은 참조 기능은 이럴 때에 쓰입니다. 숨은 참조 란에 받아야하는 이들의 메일 주소를 모두 써서 발송하면 됩니다.

   결국 정리하면 이렇습니다.

   참조 : 참조인 간에 존재를 알아도 됨 (ex: 같은 업체의 담당자)

   숨은 참조 : 참조인 간에 존재를 몰라도 됨 (ex: 얼리버드 티켓 구매자 대상, 실버 등급 스폰서 대상, ...)

5. 메일의 쓰레드 일부만을 공유해야 할 때는 전달 을 이용해요

   업무의 담당자가 아닌 이에게, 혹은 그룹에게 특정한 이유로 메일을 공유해야할 때가 있죠. 이럴 때에는 참조 나 숨은 참조 를 거는 것도 방법이지만, 전달 기능이 더욱 명확합니다.

   그러나 전달 기능의 경우 첨부되어있던 파일은 같이 전달되지 않을 수 있으니 주의해서 써야 합니다.

6. 답변을 보내기 전에 슬랙에 물어봐주세요

   티켓 구매 문의, 행사 일정 문의 등과 같이 반복적으로 들어오는 문의는 이전에 답변이 나갔었을 확률이 높습니다. 그룹스를 통해 검색을 해보시면 이전에 나갔던 메일을 조회하실 수 있습니다.

   검색을 하셨더라도 올해는 내용이 달려졌을 수도 있겠죠? 늘 슬랙에 메일 본문을 올리셔서 준비위 분들에게 좋아요를 받으세요! 내용, 맞춤법을 확인받을 수 있습니다.

   • 동일한 질문에 대해 동일한 답변이 나갈 수 있기 때문에 참가자들에게 혼란을 야기하지 않습니다.
   • 미처 업무에 대해 파악하지 못한 멤버도 이미 응대된 내용에 대해서는 응대할 수 있습니다.
   • 무엇보다 복붙. 복붙이 짱입니다. (날짜, 성명 등의 특정 정보 주의)

이와 같은 규칙은 하루 아침에 익숙해지기는 어렵습니다. 노력했음에도 보내는 사람 을 개인 메일로 두게 되는 경우도 생기고, 가끔 깜빡하고 전체 답장 대신 답장 을 눌러 보내기도 합니다. 괜찮습니다. 그러나 다음에는 이 규칙을 더 지키려고 노력해주시면 감사하겠습니다. 여러분의 노력 덕분에 우리는 내년에도, 내후년에도 더욱 두터워진 기록과 방법 위에서 파이콘 한국을 열 수 있을 것입니다.