Mætt: Anna (ritari), Benni, Jonni, Hjalti, Birta, Ragga, Birgir
Fjarverandi: Óli
Staðsetning: Hugsmiðjan, Snorrabraut
- Hvernig er innheimtan? Hver er ábyrgur á bókhaldinu og reikningum? Það þyrfti að vera einn stjórnarmeðlimur ábyrgur á samþykktum og einn á greiðslum á reikningum.
- Eins og staðan er ekkert útistandandi. Það er búið að greiða fyrir IceWeb og Íslensku Vefverðlaunin.
- Áður var rétt undir 20% félagsmanna sem greiddu árgjöldin.
- Planið er að færa árgjaldið framar. Jafnvel rukka fyrir árgjaldið 2018 næstu mánaðarmót, mars/apríl.
- Láta bankann setja kröfur í heimabanka og senda greiðsluseðla með pósti.
- Það þurfa að koma fram nöfn félagsmanna á reikningum.
- Í dag eru nöfn félagsmanna að koma fram á kröfunum, en u.þ.b. 40% félagsmanna starfa ekki hjá félögunum/fyrirtækjunum sem eru rukkuð um félagsgjöldin.
- Það þarf að vera hægt að sjá félagatal á netinu og breyta nöfnum o.s.frv.
- Reikningar hanga oft of lengi, því félögin/fyrirtækin vita ekki fyrir hverja þau eru að greiða.
- Birta hringdir í stærstu félögin og ræddi málin og kröfurnar við þau.
- Birta skipti um bókhaldskerfið. Gamla kerfið sendi ekki villuskilaboð þegar reikingar voru sendir með tölvupósti og pósturinn virkaði ekki eða var ekki til lengur kom enginn melding um það. Vorum með netbokhald.is, en erum búin að skipta yfir í regla.is
- Regla er alveg online og alltaf hægt að komast í kerfið. Ef þú sendir tölvupóst eða meldingu færðu svar ef sendingin skilar sér ekki.
- Jákvætt skref fyrir SVEF.
- Senda út bréf þar sem segjumst ætla að rukka árgjaldið fyrr og senda með dagskrá ársins. Hvað greiðendur eru að fá fyrir að vera í SVEF.
- Á síðasta ári var ekki tékkað á því hvort þeir sem mættu á viðburði væru félagsmenn eða ekki.Við þurfum að vera stífari á því hvort fólk sé skráð eða ekki.
- Það þarf að negla niður meðlimaskránna. Hringja í starfsmannastjóra og aðra hjá fyrirtækjunum og fá að vita hverjir eiga að vera skráðir.
- Netfangalistinn í MailChimp er mest uppfærðasti SVEF félagalistinn. Listinn úr MailChimp var exportaður og færður í gagnagrunn. Eigum við að byrja að hringja í þau fyrirtæki sem eru í grunninum og gera svo allar breytingar beint í grunninn. Mínus þau stærstu sem Birta var búin að hringja í.
- Í stað þess að senda tölvupóst eða hringja, væri betra að nota messenger sem SVEF, þá sjáum við öll hvert við erum búin að senda á.
- Þurfum við að taka upp eitthvað kerfi, JS Conf er að nota eitthvað kerfi til þessa.
- Það væri gagnlegt að sjá hver sendi hverjum hvað og hvenær. Að allir hafi aðgang að þessu.
- Það er alltaf verið að senda fyrirspurnir og hringja. Birta hefur ekki getað svarað öllu. Þetta safnast upp, fólk er að biðja um reikninga og hreyfingalista aftur í tímann. Mikið fyrirspurnin um bókhald.
- Það þarf einhver að vera ábyrgur á samskiptum. Það gerist oft að enginn svarar, heldur að einhver annar taki þetta. Er hægt að hafa ábyrgðina í mánuð í senn og fólk skiptist á?
- Birta er enn til staðar þó svo að ekkert plan sé með hennar starf.
- Birta er til í að ræða þetta nánar og taka eitthvað að sér.
- 50% staða framkvæmdarstjóra er alveg gerlegt og við hin í stjórninni erum í sjálfboðastarfi og gætum mögulega ekki verið að taka þetta allt að okkur með 100% vinnu.
- Eigum við að ráða starfsmann eða ekki? Eru tekjurnar nægar til þess? Stendur félagið undir því?
- Birgir leggur til að taka vinnufund næst. Þar sem við tökum símtölin, sendum pósta o.s.frv.
- Farið yfir hvaða dag sem við getum hissts, rætt að hittast 5. apríl. Beðið eftir svari frá Óla hvort hann komist 5. apríl. Óli er laus. Hittast kl. 18-22, senda fundarboð.
- Þurfum að plana árið og ÍVV, hvar eigum við að halda vefverðlaunin?
- Ætlum við að vera með viðburð á vormánuðum? Hittast 5.apríl, plana viðburð í apríl og rukkum félagagjöldin í apríl.
Fundi slitið.