这一章我们要来分享一个可能对于一般人比较有用的主题，「如何快速企划并且不搞砸」。
上一章主题是如何快速写书。快速写书这个方法很暴力，但实际上可能比较少人有需求。因为对一般人来说，写篇长文就可能是一篇很挑战的任务了。
工作上我们常常会遇到要实作一个中大型企划案的需求。中大型企划案的心理难度跟写书的情景也是有点类似的：
- 需要耗费较长的时间
- 需要跟多人互动并且来回改动
- 有很多未知的风险与细节
在工作上，如果自己被指派到一个企划案当负责人，其实压力是很大的。这时候通常拖延症就会跑出来了。
人为什么会有拖延症呢？
拖延症的产生，通常是因为要负责一项自己不知道难度，也不知道长度，也不知道风险的项目执行，还要担责任。
这对正常人心理上的压力实在太大了。所以即便是老手，有时候也会出现能拖就拖的状况。
人之所以会有拖延症，就是恐惧与负面情绪占满了整个工作记忆，所以能不处理就不处理。
因为正面的要去展开企划，其实是需要很大的动力的。只有当推力大于阻力时，人才会采取行动。
通常三种情形下容易发车：
- 以前做过大致上有方向
- 早上专注力高
- 有人帮我
只有推力大于阻力时，行为才容易发生。
但这样的状况，其实有方法克服的。这一章我们就要介绍一个方法，让大家化强大的阻力为助力。
之所以会有拖延症的问题。是因为强大的恐惧与负面情绪占住了我们的思绪，大脑瞬间涌上来一大堆难题，但是这些难题的解法都很复杂，所以大脑倾向逃避。
我们再来仔细观察这个现象：「大脑瞬间涌上来一大堆难题」。
在人类的大脑机制当中，负面情绪以及负面记忆，在整个大脑的决策过程当中，是占非常高的优先顺序的。这其实是我们的生存机制。如果没有大脑警告我们危险，我们老早在演化过程中因为不知危险就死掉了。
当你要进行一项大项工程时，首先很可能想到的不是第一步我要怎么做，第二步我要怎么做。而是什么事情如果出包了怎么办？什么事情我不会做怎么办？
我就举办公室搬家作为一个例子吧。
如果今天假设老板要给你一个办公室搬家的任务给你，你一定就瞬间瘫痪了吧。
脑袋可能瞬间就会浮出：我没有做过这些事，到底要怎么企划进行？脑袋接著下一秒就会想：办公室要多大，坐不下要怎么办？要买啥家具，买到预算超了怎么办？搬家要重搞网路，网路到时候没就位怎么办？
批哩啪啦，可能脑袋里面瞬间不假思索就冒出几十个这样的念头。都是恐惧，但没有解法。
其实这时候，我们上一章提到的写书大纲法，是一个非常好的企划方法。如果当你对要执行一个大企划案，没有头绪。你可以这样做：
拿一张 A4 纸，把你担忧的事情都写下来。在这个搬家 CASE 中。我们可能的忧虑有：
- 要搬到哪里？预算会不会爆？
- 要搬走什么家具，家具哪些要重买阿？会不会到那里漏这个那个？
- 网路移机怎么办？到时候没签好怎么办？
- 同事东西要搬走。到时候搬家时一团乱怎么办？
- 搬家要花时间，公司生产效率会掉几周，怎么办？
- 公司要换地址，同事通勤时间变长，通勤费用变高怎么办？
- 有很多电脑到时要搬移，当中摔碎或遗失怎么办？
- 万一现在好选择不多？只能迁就新的烂办公室怎么办？
- 新办公室没有旧办公室舒适，同事会抱怨怎么办？
- 什么时候要宣布搬家？如何向同事宣布而不爆炸？
这时候，我们再拿一张纸反过来把这些问题，都变成一条肯定句的任务。
- 与老板确定搬家可能区域。预先联系好该区仲介。
- 询问老板办公室每个月预算（含最终开销）
- 列出公司内大项家具清单。对每样家具最初搬迁评级。评估费用以及重买难度与成本
- 调查如何申请新网路，网路带宽上限，以及网路申装需要花费时间
- 预先清点每个同事所需纸箱，先行购买纸箱数量。
- 预先清点每个同事个人办公设备。计算包材数量，以及保险费用。
- 找出谁在搬家期间生产力下降，会受到严重影响。预先做好排班调配。
- 私下调查每个员工的通勤状况，并向老板申请通勤补贴
- 调查每个同事的电脑设备清单，预先估算保险费用，并向老板报备
- 先开出预算与需求让仲介寻找。订出上限与下限。
- 找出同事最喜欢旧办公室的哪样特点。想办法在新办公室移植。
- 在搬家前两周向大家宣布，并且有搬家指南 SOP
- 预先确定好装潢工期，搬迁时间，最快可搬入时间。
相信我，这个过程可能不会超过 10 分钟的时间。你会发现要写出那些牢骚，抱怨，简直是行云流水般的容易。
而再反过来写一次，就几乎是你该干的任务清单当中的 80%。
这个方法很神奇，我们大脑潜意识里面早就知道要干啥了。只是不是以正面的方式存在而已。
有了任务清单以后，这件事情就变得很简单了。
因为有了任务清单之后，就可以拿这些任务清单开始找人协助或者确认细节了。
什么是老板眼中的成功呢？通常成功的项目的三个具体特征：
- 准时
- 预算内
- 不爆炸
我们先来聊聊如何将花费控制在预算内。
第一个原则，每一个项目，预算永远会超支。而一般公司中型项目超支大概都会在 20%-25% 的左右。
也就是当你在估预算时，必须要把预算就先打八折（1/1.25）。这样到时候才会有超支的空间。
不然脑子里老是要想著省钱。
有时候某些项目省过头，却意外的因为这个省钱的方案，而花上许多不必要额外的钱（这真是最常 cost down 结果 cost down 到沟底的故事）。还不如一开始就在八折以内的预算里面放心买。
我在做项目时，有一套有名的逆向法。这套逆向法的框架是这样的，假设工期有 45 天。我会把整个框架，分成四个部分讨论
- 准备期
- 实做期
- 细节期
- 风险事项
以 45 天来说，我会先保留 1/3 的时间。也就是 15 天的时间先不规划任何事情。将 deadline 直接提前到 30 天要做完这个工程。
再把 30 天分成 10 天, 10 天, 10 天的工期。
为什么要这样做呢？很多人做项目，是线性思维，也就是碰到这个问题，才解这个问题。碰到那个问题，又冲去救那个问题。光救火就把时间用完了，也无法分工。
这个框架先明确保留下了 15 天的工期。有两个好处：
- 有时间处理意外的事项。（意外的事情远比你想像的多以及难以及惊吓）
- 砍掉 1/3 的时间，拉近 deadline，有助于改善拖延症。
我们说到要促进动作的发生，推力是很重要的因素。当时间紧迫的时候，人会下意识的快速筛选出：什么是重要的，什么是不重要的，什么事项之后再做，什么完全没必要现在纠结。
从以上的待办清单当中，我们会发现有可能出包的部分。绝大部分都在外部因素。没有办法预估公司外部的人的办事效率。或者非自己部门的内部执行细节
- 装潢时间
- 最快可搬入时间
- 仲介找房速度
- 签约交屋速度
- 网路安装时间
- 家具购买运送时间
- 公司运营调度
所以第一阶段应该做的是：
- 先找老板讨论区域与预算，联系仲介看房。抓看房的时间，并且决定新办公室的下限需求。
- 先去网路营业厅谘询装机事宜，找出最晚应装机时间，并且同时提前联络网路设备厂商
- 预先抓出施工最晚开始时限，最晚完工时限
- 通知部分负责人，有关搬家事宜上的人员调度
这时候，就可以先让最容易出现问题状况的事项。拥有最大的时间容忍弹性。并且可以第一时间把任务分派出去。
并且开始准备：
- 列出公司内大项家具清单。对每样家具最初搬迁评级。评估费用以及重买难度与成本
- 预先清点每个同事所需纸箱，先行购买纸箱
- 预先清点每个同事个人办公设备。计算包材数量，以及保险费用
- 私下调查每个员工的通勤状况，并向老板申请通勤补贴
这时候过了 10 天，新办公室差不多拿下了。
开始可以：
- 联系工班进场
- 申请网路
- 购买新办公室家具，布线
- 整理旧办公室平常闲置的大型器材
- 联络搬家公司，预先进行第一轮估价
- 排出搬家期间值班人力以及相关调度
- 买齐所有包材
- 安排新办公室收货整理的同事
- 撰写搬家同事需要遵循的 SOP
- 搬家公司实际进场搬家
- 协调旧办公室留守的同事帮忙打包
- 新办公室的同事收货，并且测试基本设施与网路的运行
- 安排新办公室清洁人力
- 购买办公室小家具，绿色盆栽，零食，休闲用品等等
通常这时候时间应该会只用到 35-40 天左右。比原先的时间可能还少了5-7天左右，预算可能也抓得刚刚好。
在做项目细节期时，我们还会用一套自创的 Onboarding 框架去找出细节项目里面有可能出包的部分。（这个框架，我们在下一阶段的「习惯」章节里面也会讲到）
比如以搬家这个题目来说，我们会设计以下的问题，问自己：
- 在开始搬家前，同事会问你什么问题？
- 在开始搬家前，我们当中可能会忘记做什么会让这次搬家搞砸（事后会抓狂的点）
- 同事最常做了什么「正确的事」达到很好的体验？
- 同事最常做了什么「错误的事」结果收到很糟的体验？
- 开始准备搬家时，如何检测同事做了「正确的事」或者是「错误的事」？
- 同事如何联络你修正问题？
- 你怎么做事后补偿的方案？
- 要搬去哪里？
- 新办公室比旧办公室好在哪？
- 换新办公室后，我能跟我的队友继续坐在一起吗？
- 我们需要打包什么？
- 我可能要搬家，公司有办法让我那阵子请几天假要去找房子吗？
- 为什么要搬家？
- 我们要打包哪些自己的东西？
- 忘记验收网路，到时候上班没有高速网路
- 每个人的工位太小
- 忘记安排清洁阿姨，头几天没人扫地倒垃圾
- 没买垃圾桶，空气清净机，碗盘，清洁剂这些日常必需品
- 老板的办公室太小
- 忘记验收厕所，厕所是坏的
- 忘记提醒同事，电脑要备份。贵重器材外面要包好
- 忘记更改旧办公室的水电网路帐单
- 没有协调值班人员，结果搬家时公司瘫痪了
- 忘记做预算表给老板知道，结果老板因为超支暴怒了
- 留守旧办公室的同事太少，结果缺人打包
- 新办公室的同事做事不仔细，结果去了还是出一堆包
- 部门主管主动提出值班计画，并指挥同事打包
- 每个人都预先收拾自己不重要的东西
- 自己个人问题的会先与主管协调
- 忘记要整理，最后一天才打包
- 不知道自己要干嘛，现场一团混乱
- 没有在自己的箱子上写上姓名，结果现场找很久
- 没有细心的包装自己的电脑，后面摔坏了
- 请主管督军各部门同事
- 指派旧办公室负责人检查 checklist
- 指派新办公室验收负责人检查 checklist
- 准备大日历，确认每一个时间点，哪一些东西要就位
- 发给每个同事 SOP，请同事照著 SOP 打包
- 准备工作值班 calendar，确认每一个时段都有人上班
- 公布负责任电话以及微信。
- 具体指定负责同事以及如何与负责同事协做细项
- 设立搬家负责人任讨论群组，全公司的搬家群组
- 向老板申请备用预算
- 如果真来不及，先行求援。
- 发给同事补偿津贴。
问完一轮 Onboarding，就会发现还是有很多细节以及验收清单需要补。但是到这个时段，我们应该已经可以把要做的事情 99% 都抓出来了。
而且在实做过程中，我们也可以陆续抓出轻重缓急，分派出去。
这两个方法为什么这么有效呢？因为人类大脑是不容易处理发散问题的。并且，对于未知的规划远超过一般人类的大脑运算能力。反而还会感到恐慌。再来，人类通常只有办法一次做一件事。并且喜欢以问题导向，去专心解决实做目前的标的。
所以我们反过来利用大脑的这些特性。负面思考的套性，反过来迅速找出一件事情的全貌。并且利用问题导向，把真正的细节找出来。打到 On Time, On Budge 的目的。