817-licence-documentation-in-i-doit

.vscode/settings.json

@@ -39,15 +39,18 @@
         "isys",
         "Konsolenbefehl",
         "Konsolenbefehls",
+        "Lansweeper",
         "licence",
         "mariadb",
         "maxlifetime",
         "mbstring",
+        "Monitos",
         "mysqli",
         "OBJTYPE",
         "odbc",
         "opcache",
         "openssl",
+        "Patchlevel",
         "pgsql",
         "phar",
         "posix",

config/de/mkdocs.yml

@@ -529,6 +529,7 @@ nav:
       - Automatisierte Vertragslaufzeit Verlängerung: anwendungsfaelle/automatisierte-vertragsverlaengerung.md
       - Dateien hochladen und verknüpfen: anwendungsfaelle/dateien-hochladen-und-verknuepfen.md
       - Dokumentation von Datenbanken: anwendungsfaelle/dokumentation-von-datenbanken.md
+      - Dokumentation von Lizenzen: anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen.md
       - Excel-Tabelle mit Daten aus i-doit befüllen (veraltet): anwendungsfaelle/excel-tabelle-mit-daten-aus-i-doit-befuellen.md
       - Geo-Koordinaten: anwendungsfaelle/geo-koordinaten.md
       - IP Address Management (IPAM): anwendungsfaelle/ip-adress-management.md

config/en/mkdocs.yml

@@ -493,6 +493,7 @@ nav:
       - Complex reports: use-cases/complex-reports.md
       - Custom translations: use-cases/custom-translation.md
       - Documentation of databases: use-cases/documentation-of-databases.md
+      - Documentation of licenses: use-cases/documentation-of-licenses.md
       - Geo coordinates: use-cases/geo-coordinates.md
       - IP address management (IPAM): use-cases/ip-adress-management.md
       - Location-based authorization: use-cases/location-bases-authorization.md

docs/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen.md

@@ -0,0 +1,73 @@
+---
+title: Dokumentation von Lizenzen
+description: Dokumentation von Lizenzen
+icon: 
+status: new
+lang: de
+---
+
+Die Dokumentation von Software-Lizenzen ist für alle Client- und Server-Systeme bedeutsam. Für IT-Administratoren ist der Überblick über vorhandene Lizenzen essentiell, um die rechtssichere Lizenzierung aller eingesetzten Systeme zu gewährleisten. Mehrfach genutzte Lizenzen sollten schnell erkannt und mögliche Neuzuweisungen einfach vorgenommen werden.
+
+Durch die Dokumentation der Lizenzen werden nicht nur Handlungskompetenzen aufgebaut, sondern Kosten gespart. Durch das rasante Wachstum der Infrastruktur wächst der Lizenzpool gleichermaßen. Kaum jemand behält die Übersicht, welche Lizenzen noch verwendet werden. i-doit unterstützt hier, indem nicht genutzte Lizenzen per Knopfdruck ermittelt und aus dem Lizenzpool entfernt werden können. i-doit sorgt als zentrales effektives Tool dafür, dass Ihr Unternehmen stets über die Lizenzen verfügt, die tatsächlich benötigt werden.
+
+[![Objekt-Liste](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/1.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/1.png)
+
+## Lizenzen anlegen und verwalten
+
+Jede neue Lizenz wird in i-doit über den Objekttyp “Lizenzen” angelegt. Neben einer eindeutigen Bezeichnung kann hier der CMDB-Zustand der Lizenz festgelegt werden. Dieser ist davon abhängig, ob die Lizenz gerade erst bestellt, geliefert oder in Betrieb ist. Der gesamte Asset-Lebenszyklus wird somit auch für Lizenzen in i-doit abgebildet.
+
+Alle wichtigen Informationen zur Zahlung und Lieferung werden in der Kategorie „Buchhaltung“ erfasst. Die Berechnung der Garantie erfolgt auf Basis der eingetragenen Werte automatisch und kann in individuellen Berichten verwendet werden.
+
+[![Lizenz anlegen](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/2.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/2.png)
+
+Bei Lizenzen kann es zu Rückfragen kommen. Oft beginnt dann die Suche nach Informationen auf alten Rechnungen und Lieferscheinen. In i-doit hinterlegen Sie wichtige Ansprechpartner in der Kategorie “Kontaktzuweisungen”. Diese Ansprechpartner statten Sie darüber hinaus mit verschiedenen Rollen aus.
+
+[![Kontaktzuweisung](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/3.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/3.png)
+
+## Lizenzschlüssel erstellen
+
+Ein Lizenzobjekt kann über verschiedene Schlüssel verfügen. Oft wird eben nicht nur ein Windows-Server betrieben, sondern eine Vielzahl. Dementsprechend werden auch unterschiedliche Lizenzschlüssel verwendet, die in i-doit separat angelegt werden. Dabei wird zwischen Einzellizenzen und Volumen-Lizenzschlüsseln unterschieden. Zusätzlich ist die Angabe eines Start- und Ablaufdatums der Lizenz möglich. Vor allem für Benachrichtigungen und das Reporting sind das hilfreiche Informationen, um bereits vor dem Ablauf von Lizenzen handlungsfähig zu sein.
+
+## Lizenzen zu bestehenden Assets hinzufügen
+
+Die Lizenzzuweisung erfolgt direkt im Asset (z.B. Server oder Client) und wird in der Kategorie „Softwarezuweisung“ oder „Betriebssystem“ vorgenommen. Neben der Lizenzzuweisung kann hier auch die jeweilige Version und Variante der Software konfiguriert werden. IT-Administratoren haben so stets das Patchlevel der verschiedenen Systeme im Blick und können diese Informationen in beliebigen Reports verwenden.
+
+[![Betriebssystem](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/4.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/4.png)
+
+## Reporting und Benachrichtigungen
+
+Alle Informationen zu Software, Lizenzen und Systemen unterstützen Fach- und Führungskräfte bei der Planung und Umsetzung von Tasks. Für die regelmäßige Auswertung der Informationen stellt i-doit die Tools Benachrichtigungen und Report Manager zur Verfügung. Mit diesen erstellen Sie automatisch Benachrichtigungen und werten vorhandene Informationen granular aus.
+
+**Use-Case: Auswertung der genutzten Lizenzen nach Abteilung oder Standort**
+
+Oft muss ermittelt werden, welche Lizenzen von einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen genutzt und eingesetzt werden. Dafür kann über den Report Manager ein Bericht erstellt werden, der alle Systeme mit einer zugewiesenen Lizenz ausgibt. Dieser Bericht kann mit Angaben zum Standort, Modell, Benutzer uvm. individuell erweitert werden.
+
+Als Bedingung wird im Bericht festlegt, dass alle Systeme unterhalb eines Standorts angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel haben wir die Niederlassung in Wien ausgewählt. Als zweite Bedingung wurde festgelegt, dass nur Systeme angezeigt werden sollen, die über eine zugewiesene Lizenz in der Kategorie “Betriebssystem” verfügen. Durch diese Kombination von Bedingungen werden nun ausschließlich Systeme unterhalb des Standorts Wien mit einer zugewiesenen Betriebssystem-Lizenz angezeigt.
+
+[![Report](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/5.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/5.png)
+
+Nachdem die Bedingungen definiert wurden, sollen nun noch verschiedene Informationen im Bericht ausgegeben werden. Dazu wählen wir die gewünschten Attribute aus und prüfen die Ausgabe.
+
+[![Report](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/6.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/6.png)
+
+Statt eines Standorts kann auch die Zugehörigkeit zu einer Abteilung, eines bestimmten Benutzers oder eines bestimmten Gerätetyps gewählt werden.
+
+## Verfügbare und genutzte Lizenzen anzeigen
+
+Um die zugeteilten und freien Lizenzen zu ermitteln, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die einfachste Variante ist einfach die Lizenzen aufzurufen und über die Objekt-Listen die Kategorie Freie Lizenzen zu aktivieren.
+
+[![Objekt-Liste](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/1.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/1.png)
+
+Im Report Manager ist der standardisierte Bericht “Lizenzauslastung” in den Online Repositories verfügbar. Über diesen können ebenfalls alle Lizenzen mit Lizenzschlüsseln, insgesamt vorhandenen Lizenzen und den tatsächlich genutzten Lizenzen angezeigt werden.
+
+[![Lizenzen in Benutzung](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/7.png)](../assets/images/de/anwendungsfaelle/dokumentation-von-lizenzen/7.png)
+
+## Automatisch über ablaufende Lizenzen benachrichtigt werden
+
+i-doit verfügt über ein integriertes Werkzeug für Benachrichtigungen. Dieses kann über Extras -> CMDB -> Benachrichtigungen aufgerufen werden. Hier kann nun präzise definiert werden, wann Personen und Abteilungen über bald ablaufende Lizenzen oder eine Lizenzunterschreitung informiert werden sollen. Dazu kann definiert werden, ab welchem Schwellwert (z.B. 30 Tage) die verantwortlichen Personen eine Benachrichtigung erhalten sollen.
+
+## Automatische Erkennung von Software und Lizenzen mit Netzwerk Discovery
+
+Die Infrastruktur unterliegt einem ständigen Wandel. Neue Clients und Server werden in Betrieb genommen und alte Systeme abgeschaltet. Und inzwischen benötigt ein Nutzer kurzfristig eine bestimmte Software zur Erledigung einer Aufgabe. Die Dokumentation all dieser Änderung kann im hektischen Arbeitsalltag leicht vergessen werden. Dies kann leicht zu einer doppelten Vergabe von Lizenzen und zu einer Unterlizenzierung führen, die im schlimmsten Fall kostspielig wird. Es ist vor allem im Bereich Software und Lizenzen oft sinnvoll, diese Informationen regelmäßig automatisiert direkt auf den Systemen zu prüfen.
+
+Ob zur Kontrolle der Lizenznutzung oder zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter und Kollegen: Mit einem Discovery-Tool reduzieren Sie den Dokumentationsaufwand. Professionelle Tools für die Discovery von Netzwerken sind z.B. [JDisc](https://www.i-doit.com/i-doit-discovery/), Lansweeper und [Monitos Inventory](https://www.i-doit.com/produkte/add-ons/monitos-inventory).

docs/en/use-cases/documentation-of-licenses.md

@@ -0,0 +1,73 @@
+---
+title: Documentation of licenses
+description: Documentation of licenses
+icon: 
+status: new
+lang: en
+---
+
+The documentation of software licenses is important for all client and server systems. For IT administrators, an overview of existing licenses is essential to ensure the legally compliant licensing of all systems in use. Licenses that are used more than once should be identified quickly and possible reallocations made easily.
+
+Documenting licenses not only builds up expertise, but also saves costs. Due to the rapid growth of the infrastructure, the license pool is growing in equal measure. Hardly anyone keeps track of which licenses are still in use. i-doit provides support here by identifying unused licenses at the touch of a button and removing them from the license pool. i-doit is an effective central tool that ensures that your company always has the licenses it actually needs.
+
+[![Object-list](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/1.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/1.png)
+
+## Create and manage licenses
+
+Each new license is created in i-doit via the “Licenses” object type. In addition to a unique name, the CMDB status of the license can be defined here. This depends on whether the license has just been ordered, delivered or is in operation. The entire asset lifecycle is therefore also mapped for licenses in i-doit.
+
+All important information on payment and delivery is recorded in the “Accounting” category. The guarantee is calculated automatically on the basis of the values entered and can be used in individual reports.
+
+[![Create license](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/2.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/2.png)
+
+In the case of licenses, queries may arise. The search for information on old invoices and delivery bills then often begins. In i-doit, you store important contact persons in the “Contact assignments” category. You can also assign various roles to these contact persons.
+
+[![Contact assignment](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/3.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/3.png)
+
+## Create license keys
+
+A license object can have different keys. Often not just one Windows server is operated, but a large number of them. Accordingly, different license keys are used, which are created separately in i-doit. A distinction is made between individual licenses and volume license keys. It is also possible to specify a start and expiration date for the license. This is helpful information, especially for notifications and reporting, in order to be able to act before licenses expire.
+
+## Add licenses to existing assets
+
+The license assignment takes place directly in the asset (e.g. server or client) and is carried out in the “Software assignment” or “Operating system” category. In addition to the license assignment, the respective version and variant of the software can also be configured here. IT administrators always have an overview of the patch level of the various systems and can use this information in any reports.
+
+[![Operating system](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/4.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/4.png)
+
+## Reporting and notifications
+
+All information on software, licenses and systems supports specialists and managers in the planning and implementation of tasks. i-doit provides the Notifications and Report Manager tools for the regular evaluation of information. You can use these to automatically create notifications and evaluate existing information on a granular basis.
+
+**Use case: Evaluation of licenses used by department or location**
+
+It is often necessary to determine which licenses are used and deployed by individual persons or entire departments. For this purpose, a report can be created via the Report Manager that displays all systems with an assigned license. This report can be individually extended with information on the location, model, user and much more.
+
+A condition is defined in the report that all systems below a location should be displayed. In this example, we have selected the branch in Vienna. The second condition is that only systems with an assigned license in the “Operating system” category should be displayed. This combination of conditions means that only systems below the Vienna location with an assigned operating system license are displayed.
+
+[![Report](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/5.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/5.png)
+
+After the conditions have been defined, various information should now be displayed in the report. To do this, we select the desired attributes and check the output.
+
+[![Report](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/6.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/6.png)
+
+Instead of a location, you can also select the assignment to a department, a specific user or a specific device type.
+
+## Display available and used licenses
+
+There are various ways to determine the assigned and free licenses. The simplest option is to simply call up the licenses and activate the Free licenses category via the object lists.
+
+[![Object-list](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/1.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/1.png)
+
+In the Report Manager, the standardized report “License utilization” is available in the online repositories. This can also be used to view all licenses with license keys, total licenses available and the licenses actually used.
+
+[![Used Licenses report](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/6.png)](../assets/images/en/use-cases/documentation-of-licenses/6.png)
+
+## Be notified automatically about expiring licenses
+
+i-doit has an integrated tool for notifications. This can be accessed via Extras -> CMDB -> Notifications. Here you can now precisely define when persons and departments should be informed about licenses that are about to expire or a license underrun. You can also define the threshold value (e.g. 30 days) at which the responsible persons should receive a notification.
+
+## Automatic detection of software and licenses with Network Discovery
+
+The infrastructure is subject to constant change. New clients and servers are put into operation and old systems are switched off. And in the meantime, a user needs specific software at short notice to complete a task. The documentation of all these changes can easily be forgotten in the hectic daily work routine. This can easily lead to duplicate licenses and under-licensing, which can be costly in the worst case scenario. Particularly in the area of software and licenses, it often makes sense to check this information regularly and automatically directly on the systems.
+
+Whether to control license usage or to relieve your employees and colleagues: With a discovery tool, you reduce the documentation effort. Professional tools for network discovery include [JDisc](https://www.i-doit.com/i-doit-discovery/), Lansweeper and [Monitos Inventory](https://www.i-doit.com/produkte/add-ons/monitos-inventory).